1. Wer wir sind

Octonity („wir“, „uns“, „unser“) betreibt den Arbeitsbereich zur Planung, Erstellung und Veröffentlichung von Social-Media-Inhalten unter octonity.com und zugehörigen Subdomains (der „Dienst“). Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Marketing-Website besuchen, sich für einen Arbeitsbereich registrieren oder einen Social-Media-Kanal verbinden.

2. Was wir erheben

• Kontodaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Arbeitsbereich, Rolle und Rechnungskontakt.
• Von Ihnen erstellte Inhalte: Beiträge, Entwürfe, Kommentare, Vorlagen, hochgeladene Medien und geplante Kampagnen.
• Kanaldaten: OAuth-Tokens und Metadaten der von Ihnen verbundenen sozialen Netzwerke (z. B. Seiten-ID, Handle, Avatar). Wir speichern niemals Ihr Passwort für ein soziales Netzwerk.
• Nutzungsdaten: aufgerufene Seiten, verwendete Funktionen, Gerät und Browsertyp, IP-Adresse und Zeitstempel. Diese Daten nutzen wir zum Debugging und zur Produktverbesserung.
• Zahlungsdaten: werden von unserem Payment- Anbieter (Stripe) verarbeitet. Wir speichern die letzten vier Ziffern und das Ablaufdatum Ihrer Karte für Belege, jedoch niemals die vollständige Kartennummer.

3. Wie wir die Daten nutzen

• Zum Betrieb des Dienstes: Beiträge veröffentlichen, Analytics synchronisieren, Benachrichtigungen senden, Support-Anfragen weiterleiten.
• Zur Abrechnung und zur Betrugsprävention.
• Zur Produktverbesserung anhand aggregierter, anonymisierter Nutzungsmetriken.
• Für transaktionale E-Mails (Belege, Passwort-Zurücksetzungen, Sicherheitshinweise). Marketing-E-Mails sind opt-in und lassen sich mit einem Klick abbestellen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, geben sie nicht an Werbenetzwerke weiter und trainieren mit Ihren Inhalten keine externen KI-Modelle.

4. Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen einen kleinen Kreis geprüfter Anbieter für den Betrieb des Dienstes ein:

• Microsoft Azure — Anwendungshosting, Datenbank, Objektspeicher (EU-Regionen). Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.
• Stripe — Abo-Abrechnung + Creator-Auszahlungen. Vollständige Kartennummern werden nicht bei uns gespeichert.
• Resend — Zustellung transaktionaler E-Mails (Belege, Passwort-Zurücksetzungen, Benachrichtigungen).
• PostHog (US Cloud) — Produkt-Analytics. Standardmäßig cookielos (kein persistenter Identifier); Analytics werden erst geladen, nachdem Sie die Analytics-Kategorie in unserem Cookie-Banner akzeptiert haben.
• Azure OpenAI (Sweden Central) — betreibt den Moderations-Klassifikator, AI-Studio-Funktionen (Ads / Product / Edit) und die automatische Caption-Verschlagwortung. Ihre Inhalte werden verarbeitet, aber niemals zum Training externer Modelle verwendet (Azure-OpenAI-Enterprise-Datenschutzzusage).
• Verbundene Social-Media-Kanäle — Meta (Instagram + Facebook), LinkedIn, TikTok, YouTube (Google) und X. Jeder Anbieter hat eine eigene Datenschutzerklärung; das Verbinden eines Kontos erteilt Octonity ein eng begrenztes OAuth-Token zum Veröffentlichen und zum Abruf von Statistiken.

Eine aktuelle Liste ist auch unter /de/legal/subprocessors veröffentlicht. Wir informieren Sie mindestens 30 Tage im Voraus, bevor wir einen neuen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen, der wesentlich verändert, wo oder wie Ihre Daten verarbeitet werden.

5. Wo die Daten liegen

Arbeitsbereichsdaten werden in der EU bei Microsoft Azure (Regionen West Europe und North Europe) gespeichert. Verschlüsselte tägliche Backups werden 30 Tage aufbewahrt. Daten werden nur dann außerhalb der EU übertragen, wenn ein Unterauftragsverarbeiter dies erfordert (z. B. PostHog auf US Cloud), stets auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCC).

6. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Aktive Arbeitsbereiche: solange Ihr Konto geöffnet ist.
• Gekündigte Arbeitsbereiche: 30 Tage, dann endgültige Löschung.
• Buchhaltungsunterlagen: 7 Jahre (§ 147 AO / deutsches Steuerrecht).
• Server-Logs: 14 Tage.

7. Ihre Rechte

Nach DSGVO und vergleichbaren Rechtsvorschriften haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen. Die meisten dieser Rechte können Sie direkt in der App unter Einstellungen → Datenschutz wahrnehmen oder per E-Mail an privacy@octonity.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (üblicherweise die Landesdatenschutzbehörde am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts).

8. Cookies

Wir verwenden Erstanbieter-Cookies für Authentifizierung, Sitzungsverwaltung und Arbeitsbereichseinstellungen (technisch erforderlich — unter DSGVO und ePrivacy-Richtlinie ist hierfür keine Einwilligung nötig). Optionale Analytics über PostHog laufen standardmäßig cookielos und werden nur geladen, wenn Sie die Analytics-Kategorie in unserem Cookie-Banner akzeptieren. Wir nutzen keine Werbetracker Dritter — weder auf der Marketing-Site noch in der App.

Alle Details, Zwecke und Speicherfristen pro Cookie finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

9. Sicherheit

Der gesamte Datenverkehr wird mit TLS 1.2+ verschlüsselt. Daten at rest werden mit AES-256 verschlüsselt. Der Zugang zu Produktivsystemen ist auf ein kleines On-Call-Team beschränkt und durch Hardware-Key-2FA gesichert. Wir führen regelmäßige Penetrationstests durch und veröffentlichen eine Sicherheitsübersicht unter octonity.com/security.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wesentliche Änderungen kündigen wir Kontoadministratoren mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an. Kleinere Anpassungen (Tippfehler, Linkkorrekturen) werden direkt hier vorgenommen und im Datum „Zuletzt aktualisiert“ ausgewiesen.

11. Kontakt und verantwortliche Stelle

Fragen? Schreiben Sie an privacy@octonity.com. Unser Datenschutzbeauftragter ist unter derselben Adresse erreichbar. Die vollständige Anschrift und der Handelsregister­ eintrag der verantwortlichen Stelle finden Sie in unserem Impressum / AGB.